Privacy Statement PhoQus

Versie augustus 2023

PhoQus B.V. en haar dochteronderneming(-en), onder ‘Overzicht entiteiten’ vindt u een overzicht van de dochterondernemingen, hierna PhoQus, biedt diverse diensten op het gebied van en applicatie consultancy, testmanagement, projectmanagement, integratie oplossingen, software-ontwikkeling en SaaS-diensten. Door de aard van onze dienstverlening heeft PhoQus bepaalde gegevens van u of uw bedrijf nodig.

Wij vinden het belangrijk om ervoor te zorgen dat onze dienstverlening persoonlijk, veilig en betrouwbaar is. Daarom zijn wij continue bezig om onze dienstverlening te verbeteren en onze diensten zo veel mogelijk af te stemmen op uw behoeften.

Om u zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, is het belangrijk dat wij weten welke diensten u van PhoQus afneemt. Wij koppelen de informatie die wij van u of uw bedrijf hebben als u een of meerdere diensten bij ons afneemt of hiervan gebruik maakt. Daardoor kunnen wij uw vragen en meldingen snel en goed oppakken.

PhoQus informeert u graag persoonlijk en op het moment dat het voor u relevant is. Deze informatie kan bestaan uit tips over diensten die u gebruikt, nieuwsbrieven of interessante aanbiedingen.

Onze belofte:

  • PhoQus is zorgvuldig met uw gegevens.
  • Wij verkopen uw gegevens niet aan derden.
  • Wij informeren u over het gebruik van uw gegevens en bieden u mogelijkheden om uw gegevens en privacy-keuzes in te zien en aan te passen.

U bepaalt wat er met uw gegevens gebeurt. Wij respecteren de keuzes die u over uw privacy hebt gemaakt.

Diensten en uw rechten

In dit privacy statement hebben wij voor u op een rij gezet hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. U kunt hierin lezen welke gegevens wij van u verwerken en welke invloed u daar zelf op hebt. Dit privacy statement geldt voor alle gegevens die PhoQus van u verwerkt voor de producten en diensten die PhoQus in Nederland op de markt brengt.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens?

  • Alle entiteiten die onder PhoQus vallen voeren hetzelfde privacy beleid. Zo weet u altijd waar u aan toe bent als u een overeenkomst sluit met PhoQus.
  • Uw gegevens worden verwerkt door de entiteit met wie u de overeenkomst hebt gesloten voor de dienst die u gebruikt.

Overzicht van de belangrijkste verwerkingen
Hieronder vindt u een algemeen overzicht, waarin de belangrijkste gegevensverwerkingen staan. Het doel van het overzicht is om u in één oogopslag een goed beeld te geven van de gegevens die wij van u verwerken als u van onze diensten gebruik maakt. In dit overzicht staat ook welke keuzes u zelf per dienst kunt maken.

Wilt u meer weten over een bepaald onderwerp?

Kijk dan bij de desbetreffende dienst dan krijgt u hier meer informatie over te zien. Wilt u meer weten over de keuzes die u kunt maken en hoe u die aan ons doorgeeft? Kijk dan bij ‘Recht van verzet’. Wilt u weten welke gegevens van u bij ons bekend zijn? Kijk dan bij ‘Inzage’.

Wij verwerken ook gegevens van u als u een onze websites bezoekt, of gebruik maakt van onze apps en/of (web-)applicaties. Dit staat niet in dit overzicht. Voor een volledig beeld raden wij u aan om ons privacy statement helemaal te lezen. Daarin kunt u ook lezen hoe wij uw gegevens binnen PhoQus delen en wat ons beleid is voor het delen van uw gegevens met derden.

Om persoonsgegevens te mogen verwerken moeten we ons kunnen beroepen op een rechtsgrond. We beroepen ons op de volgende rechtsgronden:

  • Noodzakelijk voor uitvoering van de overeenkomst – zoals bijvoorbeeld voor de dienstverlening, ontwikkeling van diensten, -beheer en -beveiliging
  • Uitvoering van een wettelijke verplichting – facturen bewaren wij voor een periode van 7 jaar voor de belastingdienst
  • Gerechtvaardigd belang – zoals bijvoorbeeld het verbeteren van de diensten, het informeren over het gebruik van de dienst, trendanalyse, het voorkomen van fraude, marketing en verkoop
  • Toestemming – zoals bijvoorbeeld om u persoonlijke aanbiedingen te mogen sturen op basis van de gegevens die PhoQus van u heeft

Diensten

(Web-)applicatie (onder andere Prysma)
Als u bij ons een abonnement afsluit voor een (Web-)applicatie, zoals Prysma, u zich als klant aanmeldt óf meedoet met een actie, verwerken wij uw gegevens. Dat zijn gegevens zoals uw naam, adres, woonplaats, kopie van uw legitimatiebewijs of verblijfsdocument (zonder foto en BSN-nummer), bankrekeningnummer, e-mailadres en geboortedatum, welke dienst(en) u bij ons afneemt, abonnementsvorm en IP-adres. Of u dit nou telefonisch, via onze website(s) of schriftelijk regelt.

Als u contact met ons opneemt, dan worden er gegevens van u geregistreerd en gebruiken wij uw contactgegevens. Wij leggen bijvoorbeeld een vraag vast als u die telefonisch, via de PhoQus website of via social media stelt. Deze vastlegging is nodig om uw vraag te kunnen beantwoorden en acties te kunnen uitvoeren die misschien nodig zijn. Hetzelfde geldt als u een storing meldt, een klacht indient of een nota niet betaalt.

Gebruik van de dienst
Als u gebruikmaakt van onze diensten, verwerkt PhoQus de technische gegevens over uw gebruik die nodig zijn om de dienst te kunnen leveren. U kunt hierbij denken aan; de datum, het tijdstip en de duur van een netwerksessie, technische identificatiegegevens (zoals uw gebruikersnaam en wachtwoord), e-mailadres, de applicatieserver waarmee u maakt, uw IP-adres, MAC-adres, datavolume;

Wat doen we met uw gegevens?

Dienstverlening
PhoQus verwerkt uw gegevens in de eerste plaats om onze diensten aan u te kunnen leveren. Voor het in behandeling nemen van aanvragen moeten wij uw contactgegevens verwerken. Om u naar de juiste (gedeelten) van de site of (web-)applicatie te leiden is de verwerking van o.a. URL-gegevens noodzakelijk.

Om u een factuur te kunnen sturen, moeten wij naast uw contactgegevens ook bepaalde gegevens over het gebruik van de door u afgenomen diensten verwerken.

Om storingen te voorkomen en om storingsmeldingen te kunnen afhandelen, is verwerking van bepaalde gebruiksgegevens weer nodig, zoals o.a. de datum, het tijdstip en de duur van een sessie, technische identificatiegegevens (zoals uw gebruikersnaam en wachtwoord), e-mailadres, de applicatieserver waarmee u verbinding maakt, uw IP-adres, de route die uw dataverkeer heeft afgelegd en datavolume. Zonder de verwerking van al deze gegevens kunnen wij onze diensten niet aan u leveren.

PhoQus zorgt voor de beveiliging van haar servers en (web-)applicaties. Wij maken hiervoor gebruik van geavanceerde technieken (zoals firewalls, spamfilters en virusscanners) voor bescherming tegen veiligheidsinbreuken zoals, virussen, spam en malware. Verkeer van en naar de servers en (web-)applicaties kan hiertoe automatisch worden gescand door deze beveiligingstechnieken.

Het voldoen aan wettelijke verplichtingen
PhoQus is wettelijk verplicht om uw gegevens in sommige gevallen met derden te delen. U kunt daarbij denken aan de verstrekking van gegevens voor een strafrechtelijk onderzoek aan bevoegde autoriteiten of de verstrekking van gegevens aan auteursrechthebbenden, bijvoorbeeld voor een gerechtelijk onderzoek.

Verbetering van dienstverlening, informeren over gebruiksmogelijkheden van door u afgenomen diensten en producten, trendanalyse
PhoQus verwerkt uw contactgegevens en gebruiksgegevens om de dienstverlening te verbeteren en om u te informeren over de gebruiksmogelijkheden. Wij kunnen u bijvoorbeeld laten weten hoe u optimaal gebruikmaakt van de diensten en producten die u bij ons afneemt. Als u tegen dit gebruik van uw gebruiksgegevens bezwaar hebt gemaakt, doen wij dat natuurlijk niet.

Met statistische analyses voert PhoQus onderzoek uit naar trends in de markt. De informatie die wij uit deze analyses halen, gebruiken wij om onze producten, diensten en processen te beoordelen en aan te passen op grond van nieuwe ontwikkelingen. Deze onderzoeksresultaten worden niet gebruikt voor specifiek op u gerichte marketing- en verkoopactiviteiten. Daarvoor gebruiken wij uw persoons- en gebruiksgegevens, behalve als u daartegen bezwaar hebt gemaakt. Uw verbruiksgegevens kunnen daar ook voor worden gebruikt, maar alleen als u daar zelf mee hebt ingestemd.

Marketing- en verkoopactiviteiten, verstrekking aan derden
PhoQus verwerkt uw persoons- en gebruiksgegevens voor marketing- en verkoopactiviteiten (ook na de beëindiging van het contract) en voor de verbetering van de PhoQus dienstverlening, behalve als u daartegen bezwaar hebt gemaakt. Ook voor onze marketing- en verkoopactiviteiten kunnen wij uw gebruiksgegevens gebruiken als u daar toestemming voor hebt gegeven; anders niet.

Uw gegevens worden door PhoQus verwerkt om aanbiedingen te doen. Die aanbiedingen kunnen wij schriftelijk, telefonisch en elektronisch (onder meer via e-mail) doen, behalve als u bezwaar hebt gemaakt tegen benadering via brief, telefoon of e-mail. Bekijk het hoofdstuk ‘Uw rechten’ van dit privacy statement voor meer informatie hierover.

PhoQus verstrekt uw gegevens niet aan derden voor marketing, verkoop en andere bedrijfsmatige activiteiten. Als gegevens wel met derden worden verstrekt voor activiteiten dan is dit niet voor verkoop en gebeurt dit alleen in geanonimiseerde en geaggregeerde vorm. Daardoor is deze informatie op geen enkele manier meer tot u te herleiden. Wie u bent blijft zo altijd geheim.

Incasso, Verkoop van vorderingen
Voor de automatische incasso van onze facturen maken wij gebruik van derden, zoals incassobureaus. Als onze dienstverlening aan u wordt gestaakt of gestopt vanwege wanbetaling kunnen wij onze vorderingen overdragen aan zulke derden. In dat geval delen wij alle gegevens met hen die zij nodig hebben om de vordering te kunnen innen.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?
PhoQus bewaart uw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor we uw gegevens gebruiken. Hoelang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en waarvoor wij ze verwerken. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen.

Als u een abonnement bij PhoQus hebt dan worden uw persoonsgegevens in ieder geval tijdens de looptijd van uw abonnement bewaard. Uw niet-gespecificeerde factuur bewaren wij maximaal zeven jaar. Om fiscale redenen zijn wij wettelijk verplicht de factuur zo lang te bewaren.

Wat doen we met uw gegevens na afloop van de bewaartermijn?
Na afloop van de bewaartermijn worden uw persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd. Anonimiseren houdt in dat uw persoonsgegevens worden ontdaan van alle kenmerken die laten zien dat u het bent. Wat overblijft zijn statistische gegevens die niet meer aan u kunnen worden gekoppeld. Deze statistische gegevens zijn voor ons van belang, omdat wij op basis daarvan inzicht kunnen krijgen in de wijze waarop van onze producten en diensten gebruik wordt gemaakt.

PhoQus websites

Welke gegevens verwerken we van u?
Als u onze website(s) bezoekt dan verwerken wij de volgende gegevens van u; Uw IP-adres, het type en de taal van uw browser, de tijd van uw bezoek en het webadres van waaruit u onze website bereikte, de pagina’s die u daarop bekijkt, de koppelingen (links) waarop u klikt en de andere acties die u onderneemt. Hiervoor gebruiken wij cookies. Meer informatie over onze cookies en de keuzes die u hierin kunt maken, vindt u hieronder;

Op sommige PhoQus websites vragen wij u om aanvullende persoonlijke informatie, zoals uw e-mailadres, naam, thuis- of werkadres of een telefoonnummer. Wanneer u een aankoop doet of een abonnement neemt op een betaalde service, vragen wij u om aanvullende informatie, zoals uw bankrekeningnummer of nummer van een identificatiebewijs. Daarnaast vragen wij soms profielgegevens of demografische gegevens, zoals uw postcode, leeftijd, geslacht en voorkeuren.

Wanneer u toegang wilt tot de ‘Mijn PhoQus’-omgeving of een (web-)applicatie op onze website(s) dan kan het zijn dat u zich moet aanmelden met een gebruikersnaam en een wachtwoord. Eventueel is twee-factor-authenticatie vereist dit is afhankelijk van de informatie die zich bevindt in de ‘Mijn PhoQus’-omgeving of de (web-)applicatie.

Cookies
PhoQus websites maken gebruik van cookies en zogenaamde ‘page tagging’-pixels (hierna samen aangeduid als ‘cookies’). Voordat een cookie wordt geplaatst vertellen wij u op onze websites over de soorten cookies die wij gebruiken. Bij het accepteren van cookies worden alleen functionele en statistische cookies geplaatst. Deze cookies zorgen ervoor dat onze websites goed functioneren en dat wij het gebruik van onze websites kunnen meten en problemen snel kunnen ontdekken.

Wat doen we met uw gegevens?

Dienstverlening
Wij verzamelen en gebruiken uw gegevens op onze websites en (web-)applicaties in de eerste plaats om onze (web)diensten aan u te kunnen leveren. En om meldingen naar u te sturen.

Verbetering van dienstverlening en onze websites, tonen gerichte advertenties
Uw (gecombineerde) gegevens gebruiken we ook om onderzoek te doen en om analyses uit te voeren. Het doel hiervan is om onze diensten en onze websites te verbeteren. Als wij bijvoorbeeld weten dat gebruikers na het bezoeken van onze website alsnog contact opnemen met onze klantenservice over een bepaald onderwerp, dan kunnen wij onze online dienstverlening verbeteren. Ook gebruiken wij deze gegevens om u beter en persoonlijker van dienst te zijn.

PhoQus verstrekt de gegevens die we van u verwerken via onze websites niet aan derden.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?
PhoQus bewaart uw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor we uw gegevens gebruiken. Hoelang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en waarvoor wij ze verwerken. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen.

Wat doen we met uw gegevens na afloop van de bewaartermijn?
Na afloop van de bewaartermijn worden uw persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd. Anonimiseren betekent dat uw persoonsgegevens worden ontdaan van alle mogelijk identificerende kenmerken. Wat daarna overblijft zijn statistische gegevens die op geen enkele manier meer aan u kunnen worden gekoppeld. Deze statistische gegevens zijn voor ons van belang omdat wij ze kunnen gebruiken om inzicht te krijgen in het gebruik dat van onze producten en diensten wordt gemaakt.

PhoQus apps/(web-)applicaties
PhoQus biedt verschillende apps en (web-)applicaties aan. Welke gegevens wij in zo’n app van u verwerken, waarvoor wij uw gegevens verwerken én hoelang wij uw gegevens bewaren, verschilt per app en/of (web-)applicatie. In het installatieproces van de app vertellen wij u welke gegevens een bepaalde app verwerkt en welke keuze u hierin zelf kunt maken. Bij het gebruik van een (web-)applicatie vindt u deze informatie in de gebruikersovereenkomst van de (web-)applicatie.

Hoe worden uw gegevens binnen PhoQus gedeeld?
Veel klanten nemen meerdere producten of diensten bij PhoQus af. Om u zo goed mogelijk van dienst te zijn combineren wij de gegevens waarover wij beschikken omdat u klant van ons bent. De informatie die wij verzamelen vullen we aan met informatie die wij van andere bedrijven hebben verkregen, zodat wij onze dienstverlening ook daaraan kunnen aanpassen.

Wij gebruiken deze gecombineerde gegevens voor de volgende doelen:

Dienstverlening
Gebruikt u meerdere diensten van ons? Dan koppelen wij informatie om u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Hierdoor kunnen wij uw vragen, meldingen (bijvoorbeeld over een storing) en klachten, snel en goed afhandelen, ook als u niet alle diensten van één merk of van één bedrijfsonderdeel afneemt.

Verbetering dienstverlening, aanbiedingen
Wij gebruiken de gecombineerde informatie om onze service en dienstverlening te verbeteren. En om onze producten en onze diensten aan te kunnen passen aan wat onze klanten willen. We kunnen de informatie ook gebruiken om u informatie te sturen, bijvoorbeeld een aanbieding(en) waarvan wij denken dat deze interessant voor u is. Natuurlijk respecteren wij daarbij de keuzes die u hebt gemaakt rondom uw privacy.

Verkopen van uw gegevens aan derden voor marketing-, verkoop- en andere bedrijfsmatige activiteiten

Wat doen wij niet?
PhoQus verkoopt uw gegevens niet aan derden voor marketing-, verkoop- en andere bedrijfsmatige activiteiten. Als wij wel gegevens delen voor hun activiteiten dan gebeurt dit alleen in geanonimiseerde en geaggregeerde vorm. Dat betekent dat de gegevens op geen enkele manier meer te herleiden zijn tot een individu.

Wat doen wij wel?
Verstrekken van gegevens aan door ons ingeschakelde derden en business partners. PhoQus schakelt derde partijen in voor bepaalde onderdelen van haar diensten. Als deze derden bij het uitvoeren van hun diensten toegang hebben tot uw gegevens, dan heeft PhoQus de nodige contractuele en organisatorische maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat uw gegevens alleen voor de bovenstaande doeleinden worden verwerkt. Ook als PhoQus met een partij werkt van buiten de Europese Economische Ruimte, maken wij duidelijke afspraken om te zorgen voor de veiligheid van uw gegevens. In zulke gevallen zijn er zogenaamde standaardbepalingen afgesloten die goedgekeurd zijn door de Europese Commissie.

PhoQus verkoopt haar producten en diensten mogelijk ook via partners die wij met zorg hebben geselecteerd. Hiervoor deelt PhoQus contactgegevens en gebruiksgegevens met haar partners.

Verstrekken gegevens aan bevoegde autoriteiten
PhoQus is wettelijk verplicht om uw gegevens in sommige gevallen met derden te delen. U kunt daarbij denken aan de verstrekking van gegevens aan bevoegde autoriteiten voor een strafrechtelijk onderzoek. Of aan het delen van gegevens met auteursrechthebbenden, bijvoorbeeld voor een gerechtelijk onderzoek.

Uw rechten Inzage en Correctie

Inzage in uw gegevens
U hebt recht op inzage in uw persoonsgegevens. Dat betekent dat u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u hebben en waarvoor wij die gegevens gebruiken. Op een aantal punten geven wij u de mogelijkheid om zelf aan te geven of u wilt dat uw gegevens worden verwerkt, bijvoorbeeld bij de verwerking van uw persoonsgegevens voor analysedoeleinden en commerciële benadering, zoals aanbiedingen.

Kunt u de informatie die u zoekt niet vinden via onze websites? Dan kunt u een verzoek tot inzage indienen door een brief te sturen. Zorg ervoor dat uw naam, adres, vaste- en/of mobiele telefoonnummer en een afgeschermde kopie (zonder pasfoto en BSN nummer) van een geldig legitimatiebewijs bij deze brief zitten. U kunt de brief sturen naar adres dat bij ‘Contact’ staat.

Correctie van uw gegevens
U hebt het recht om uw persoonsgegevens te laten verbeteren als ze niet kloppen. U kunt hiervoor contact met ons opnemen, zoals er bij ‘Contact’ staat. U krijgt dan binnen 4 weken schriftelijk antwoord van ons.

Recht van verzet, toestemming voor verwerking van uw gegevens

Bezwaar tegen verwerking van uw persoonsgegevens door PhoQus
U kunt bezwaar maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens door PhoQus als ze worden gebruikt voor doeleinden die niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst of voor het nakomen van een wettelijke verplichting. U kunt bijvoorbeeld bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor analyse-, marketing- en verkoopactiviteiten. Ook hiervoor kunt u contact met ons opnemen op de manier die bij ‘Contact’ aangegeven staat.

Bezwaar tegen delen van uw gegevens binnen PhoQus
Wilt u niet dat PhoQus uw gegevens deelt binnen de PhoQus bedrijfsonderdelen? Of dat uw gegevens worden gecombineerd. Maak hier dan bezwaar tegen. Ook hiervoor kunt u contact met ons opnemen op de manier die bij ‘Contact’ aangegeven staat. Vermeld in de brief duidelijk tegen welk gebruik van uw gegevens u bezwaar maakt. U krijgt binnen 4 weken na uw bezwaar van ons een schriftelijk antwoord.

Bezwaar tegen benadering
U kunt bezwaar maken tegen benadering door PhoQus voor doelen die niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst of voor het nakomen van een wettelijke verplichting. Zo kunt u bijvoorbeeld bezwaar maken tegen benadering voor verkoopactiviteiten.

U kunt los van elkaar bezwaar maken tegen de volgende vormen van benadering:

  • schriftelijke benadering
  • benadering via E-mail
  • telemarketing

Ook hiervoor kunt u contact met ons opnemen op de manier die bij ‘Contact’ aangegeven staat. PhoQus zal uw bezwaar zo snel mogelijk verwerken. Er kan tijd voorbijgaan voordat uw bezwaar in alle bestanden is verwerkt. In die periode kan het daarom gebeuren dat u toch nog benaderd wordt.

Recht op vergetelheid
In sommige gevallen hebt u recht op verwijdering van uw persoonsgegevens. U heeft PhoQus dan eerder (uitdrukkelijke) toestemming gegeven voor het gebruik van uw gegevens, maar trekt die toestemming nu in. PhoQus verwijdert uw gegevens dan.

Recht op dataportabiliteit
U hebt het recht om de persoonsgegevens te ontvangen die PhoQus van u heeft. Zo kunt u die gegevens gemakkelijk doorgeven aan een andere leverancier.

Klacht indienen bij de toezichthouder
U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dat is mogelijk via de website van de AP.

Contact met PhoQus

ContactSchrijf naar
Functionaris GegevensbeschermingPhoQus B.V. (o.v.v. AVG)
De Ooyen 5b
4191 PB Geldermalsen
Recht op inzagePhoQus B.V. (o.v.v. AVG)
De Ooyen 5b
4191 PB Geldermalsen
Recht op Correctie, vergetelheid en dataportabiliteitPhoQus B.V. (o.v.v. AVG)
De Ooyen 5b
4191 PB Geldermalsen
Verzet tegen gebruik gegevens voor analyse, marketingPhoQus B.V. (o.v.v. AVG)
De Ooyen 5b
4191 PB Geldermalsen
Verzet tegen schriftelijke/E-mail/ Elektronische benaderingPhoQus B.V. (o.v.v. AVG)
De Ooyen 5b
4191 PB Geldermalsen

Of stuur een e-mail naar info@phoqus.nl met in het onderwerp AVG.

Overzicht entiteiten

Hieronder vindt u een overzicht van de entiteiten die onderdeel uitmaken van PhoQus en dit Privacy Statement hanteren:

PhoQus B.V.
PhoQus Health B.V.