Privacy Statement PhoQus

Versie januari 2026

Laatst bijgewerkt op: 27 januari 2026
Inwerkingtreding: 27 januari 2026

PhoQus B.V. en haar dochteronderneming(-en), onder ‘Overzicht entiteiten’ vindt u een overzicht van de dochterondernemingen, hierna PhoQus, biedt diverse diensten op het gebied van en applicatie consultancy, testmanagement, projectmanagement, integratie oplossingen, softwareontwikkeling en SaaS-diensten. Door de aard van onze dienstverlening heeft PhoQus bepaalde gegevens van u of uw bedrijf nodig.

Wij vinden het belangrijk om ervoor te zorgen dat onze dienstverlening persoonlijk, veilig en betrouwbaar is. Daarom zijn wij continu bezig om onze dienstverlening te verbeteren en onze diensten zo veel mogelijk af te stemmen op uw behoeften.

Om u zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, is het belangrijk dat wij weten welke diensten u van PhoQus afneemt. Wij koppelen de informatie die wij van u of uw bedrijf hebben als u een of meerdere diensten bij ons afneemt of hiervan gebruik maakt. Daardoor kunnen wij uw vragen en meldingen snel en goed oppakken.

PhoQus informeert u graag persoonlijk en op het moment dat het voor u relevant is. Deze informatie kan bestaan uit tips over diensten die u gebruikt, nieuwsbrieven of interessante aanbiedingen.

Onze belofte

PhoQus is zorgvuldig met uw gegevens:

  • Wij verkopen uw gegevens niet aan derden.
  • Wij informeren u over het gebruik van uw gegevens en bieden u mogelijkheden om uw gegevens en privacy-keuzes in te zien en aan te passen.
  • U heeft controle over uw persoonsgegevens binnen de grenzen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke wetgeving. 
  • Wij respecteren de keuzes die u over uw privacy hebt gemaakt.

Diensten en uw rechten

In dit privacy statement hebben wij voor u op een rij gezet hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. U kunt hierin lezen welke gegevens wij van u verwerken en welke invloed u daar zelf op hebt.

Dit privacy statement geldt voor de verwerking van persoonsgegevens van (potentiële) klanten, zakelijke contactpersonen, gebruikers van (web-) applicaties, websitebezoekers en overige betrokkenen, voor zover PhoQus deze gegevens verwerkt voor producten en diensten die PhoQus in Nederland op de markt brengt.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens?

Alle entiteiten die onder PhoQus vallen voeren hetzelfde privacybeleid. Zo weet u altijd waar u aan toe bent als u een overeenkomst sluit met PhoQus. Uw gegevens worden verwerkt door de entiteit met wie u de overeenkomst hebt gesloten voor de dienst die u gebruikt.

Overzicht van de belangrijkste verwerkingen

Hieronder vindt u een algemeen overzicht, waarin de belangrijkste gegevensverwerkingen staan. Het doel van het overzicht is om u in één oogopslag een goed beeld te geven van de gegevens die wij van u verwerken als u van onze diensten gebruik maakt. In dit overzicht staat ook welke keuzes u zelf per dienst kunt maken.

Wilt u meer weten over een bepaald onderwerp? Kijk dan bij de desbetreffende dienst dan krijgt u hier meer informatie over te zien. Wilt u meer weten over de keuzes die u kunt maken en hoe u die aan ons doorgeeft? Kijk dan bij ‘Recht van verzet’. Wilt u weten welke gegevens van u bij ons bekend zijn? Kijk dan bij ‘Inzage’.

Wij verwerken ook gegevens van u als u een onze websites bezoekt, of gebruik maakt van onze apps en/of (web-)applicaties. Dit staat niet in dit overzicht. Voor een volledig beeld raden wij u aan om ons privacy statement helemaal te lezen. Daarin kunt u ook lezen hoe wij uw gegevens binnen PhoQus delen en wat ons beleid is voor het delen van uw gegevens met derden.

Rechtsgronden

Om persoonsgegevens te mogen verwerken moeten we ons kunnen beroepen op een rechtsgrond. We beroepen ons op de volgende rechtsgronden:

  • Noodzakelijk voor uitvoering van de overeenkomst – zoals bijvoorbeeld voor de dienstverlening, ontwikkeling van diensten, beheer en beveiliging
  • Uitvoering van een wettelijke verplichting – facturen bewaren wij voor een periode van 7 jaar voor de belastingdienst
  • Gerechtvaardigd belang – zoals bijvoorbeeld het verbeteren van de diensten, het informeren over het gebruik van de dienst, trendanalyse en het voorkomen van fraude
  • Toestemming – zoals bijvoorbeeld om u persoonlijke aanbiedingen te mogen sturen

Marketing- en verkoopactiviteiten vinden uitsluitend plaats op basis van toestemming of op basis van een gerechtvaardigd belang na een belangenafweging, waarbij altijd een eenvoudig recht van bezwaar wordt geboden.

Diensten

(Web-)applicatie (onder andere Prysma)

Als u bij ons een abonnement afsluit voor een (Web-)applicatie, zoals Prysma, u zich als klant aanmeldt óf meedoet met een actie, verwerken wij uw gegevens. Dat zijn gegevens zoals uw naam, adres, woonplaats, kopie van uw legitimatiebewijs of verblijfsdocument (zonder foto en BSN-nummer), bankrekeningnummer, e-mailadres en geboortedatum, welke dienst(en) u bij ons afneemt, abonnementsvorm en IP-adres.

PhoQus verwerkt geen kopieën van identiteitsbewijzen of verblijfsdocumenten, tenzij dit wettelijk verplicht is. In dat geval worden foto, BSN en overige niet-noodzakelijke gegevens volledig afgeschermd.

Als u contact met ons opneemt, dan worden er gegevens van u geregistreerd en gebruiken wij uw contactgegevens. Wij leggen bijvoorbeeld een vraag vast als u die telefonisch, via de PhoQus website of via social media stelt. Deze vastlegging is nodig om uw vraag te kunnen beantwoorden en acties te kunnen uitvoeren die misschien nodig zijn. Hetzelfde geldt als u een storing meldt, een klacht indient of een nota niet betaalt.

Gebruik van de dienst

Als u gebruikmaakt van onze diensten, verwerkt PhoQus de technische gegevens over uw gebruik die nodig zijn om de dienst te kunnen leveren. U kunt hierbij denken aan; de datum, het tijdstip en de duur van een netwerksessie, technische identificatiegegevens (zoals een gebruikersnaam), e-mailadres, de applicatieserver waarmee u verbinding maakt, uw IP-adres en datavolume.

Inloggegevens zoals wachtwoorden worden uitsluitend in gehashte vorm verwerkt en zijn niet toegankelijk voor medewerkers van PhoQus. PhoQus verwerkt geen MAC-adressen, tenzij dit strikt noodzakelijk is voor beveiligingsdoeleinden en technisch niet op een minder ingrijpende wijze kan worden gerealiseerd.

Wat doen we met uw gegevens?

Dienstverlening

PhoQus verwerkt uw gegevens in de eerste plaats om onze diensten aan u te kunnen leveren. Voor het in behandeling nemen van aanvragen moeten wij uw contactgegevens verwerken. Om u naar de juiste (gedeelten) van de site of (web-)applicatie te leiden is de verwerking van o.a. URL-gegevens noodzakelijk

Om u een factuur te kunnen sturen, moeten wij naast uw contactgegevens ook bepaalde gegevens over het gebruik van de door u afgenomen diensten verwerken.

Om storingen te voorkomen en om storingsmeldingen te kunnen afhandelen, is verwerking van bepaalde gebruiksgegevens nodig, zoals de datum, het tijdstip en de duur van een sessie, technische identificatiegegevens, e-mailadres, applicatieserver, IP-adres, de route die uw dataverkeer heeft afgelegd en datavolume. Zonder de verwerking van deze gegevens kunnen wij onze diensten niet aan u leveren.

PhoQus zorgt voor de beveiliging van haar servers en (web-)applicaties. Wij maken hiervoor gebruik van geavanceerde technieken (zoals firewalls, spamfilters en virusscanners) voor bescherming tegen veiligheidsinbreuken zoals, virussen, spam en malware. Verkeer van en naar de servers en (web-)applicaties kan hiertoe automatisch worden gescand door deze beveiligingstechnieken.

Het voldoen aan wettelijke verplichtingen

PhoQus is wettelijk verplicht om uw gegevens in sommige gevallen met derden te delen. U kunt daarbij denken aan de verstrekking van gegevens voor een strafrechtelijk onderzoek aan bevoegde autoriteiten of de verstrekking van gegevens aan auteursrechthebbenden, bijvoorbeeld voor een gerechtelijk onderzoek.

Verbetering van dienstverlening, informeren en trendanalyse

Met statistische analyses voert PhoQus onderzoek uit naar trends in de markt. De informatie die wij uit deze analyses halen, gebruiken wij om onze producten, diensten en processen te beoordelen en aan te passen op grond van nieuwe ontwikkelingen. Deze onderzoeksresultaten worden niet gebruikt voor specifiek op u gerichte marketing- en verkoopactiviteiten. Daarvoor gebruiken wij uw persoons- en gebruiksgegevens, behalve als u daartegen bezwaar hebt gemaakt. Uw verbruiksgegevens kunnen daar ook voor worden gebruikt, maar alleen als u daar zelf mee hebt ingestemd.

Marketing- en verkoopactiviteiten, verstrekking aan derden

PhoQus verwerkt uw persoons- en gebruiksgegevens voor marketing- en verkoopactiviteiten (ook na de beëindiging van het contract) en voor de verbetering van de PhoQus dienstverlening, behalve als u daartegen bezwaar hebt gemaakt.

Uw gegevens worden door PhoQus verwerkt om aanbiedingen te doen. Die aanbiedingen kunnen wij schriftelijk, telefonisch en elektronisch (onder meer via e-mail) doen, behalve als u bezwaar hebt gemaakt tegen benadering via brief, telefoon of e-mail.

PhoQus verstrekt uw gegevens niet aan derden voor marketing, verkoop en andere bedrijfsmatige activiteiten. Als gegevens wel met derden worden verstrekt voor activiteiten dan is dit niet voor verkoop en gebeurt dit alleen in geanonimiseerde en geaggregeerde vorm.

Incasso, verkoop van vorderingen

Voor de automatische incasso van onze facturen maken wij gebruik van derden, zoals incassobureaus. Als onze dienstverlening aan u wordt gestaakt of gestopt vanwege wanbetaling kunnen wij onze vorderingen overdragen aan zulke derden. In dat geval delen wij alle gegevens met hen die zij nodig hebben om de vordering te kunnen innen.

Bewaartermijnen

PhoQus bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt. De bewaartermijnen worden bepaald door de toepasselijke overeenkomst (waaronder een verwerkersovereenkomst), de aard van de dienstverlening en de op PhoQus rustende wettelijke bewaarplichten. Na afloop van de contractuele of wettelijke bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij verdere opslag wettelijk verplicht is.

PhoQus websites

Welke gegevens verwerken we van u?

Als u onze website(s) bezoekt dan verwerken wij onder andere uw IP-adres, het type en de taal van uw browser, de tijd van uw bezoek, het webadres van waaruit u onze website bereikte, de pagina’s die u bekijkt, links waarop u klikt en de andere acties die u onderneemt. Hiervoor gebruiken wij cookies.

Op sommige PhoQus websites vragen wij u om aanvullende persoonsgegevens, zoals uw naam, e-mailadres, adres of telefoonnummer. Bij aankopen of abonnementen kunnen aanvullende gegevens worden gevraagd.

Wanneer u toegang wilt tot de ‘Mijn PhoQus’-omgeving of een (web-)applicatie kan registratie met gebruikersnaam en wachtwoord vereist zijn. Afhankelijk van de aard van de informatie kan twee-factor-authenticatie verplicht zijn.

Cookies

PhoQus websites maken gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Functionele cookies worden altijd geplaatst omdat deze noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website.

Niet-functionele cookies, zoals analytische en marketingcookies, worden uitsluitend geplaatst nadat u hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven via de cookiebanner. U kunt uw cookie-instellingen op ieder moment aanpassen.

Hoe worden uw gegevens binnen PhoQus gedeeld?

Veel klanten nemen meerdere producten of diensten bij PhoQus af. Om u zo goed mogelijk van dienst te zijn, kunnen wij persoonsgegevens combineren die zijn verkregen in het kader van verschillende producten of diensten. Dit gebeurt uitsluitend voor verenigbare doeleinden en op basis van een geldige rechtsgrond.

Delen met partners en business partners

PhoQus kan haar producten en diensten aanbieden via zorgvuldig geselecteerde partners. In dat kader kan PhoQus contactgegevens en gebruiksgegevens delen met deze partners, uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, ondersteuning van de dienstverlening of commerciële afhandeling. Deze partners verwerken persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de geldende privacywetgeving en op basis van passende contractuele afspraken.

Internationale doorgifte

Indien PhoQus persoonsgegevens doorgeeft aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte, gebeurt dit uitsluitend indien passende waarborgen zijn getroffen. Hiervoor maakt PhoQus gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses). Waar vereist worden aanvullende technische en organisatorische maatregelen getroffen om een passend beschermingsniveau te waarborgen.

Uw rechten

U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering (vergetelheid), dataportabiliteit, beperking van verwerking, bezwaar en het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

PhoQus neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen, tenzij dit wettelijk is toegestaan en passende waarborgen zijn getroffen.

PhoQus reageert uiterlijk binnen één maand op uw verzoek. Indien nodig kan deze termijn conform de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd.

U kunt los van elkaar bezwaar maken tegen:

  • schriftelijke benadering
  • benadering via e-mail
  • telemarketing

PhoQus zal uw bezwaar zo snel mogelijk verwerken. Het kan voorkomen dat u in de tussentijd nog wordt benaderd.

Contact

PhoQus B.V.
t.a.v. AVG
De Ooyen 5b
4191 PB Geldermalsen

E-mail: info@phoqus.nl (onderwerp: AVG)

Overzicht entiteiten

  • PhoQus B.V.
  • PhoQus Health B.V.